商業社會裏，收發e-mail是日常處理的工作項目之一；然而，你有沒有檢視過你的e-mail是否能正確傳遞出你的專業形象？



e-mail，是職場上傳遞訊息、溝通想法、聯絡事務的工具，更是一種和對方「面對面」的文字溝通。e-mail中使用的「文字」、「顏色」、「間隔」、「簽名」、「版面」等等，就如同人的外表與肢體動作，隨時隨地都在傳遞我們的個性與專業度；那麼，要如何讓你的e-mail看起來專業清楚，且製造良好的專業印象？請掌握「5/5/25」法則：



每封信不要超過5個重點：



商業社會裏，要讓時間分配更有效率，必須考量對方閱讀e-mail所花費的時間；我會建議，每一封e-mail都要有大標提示重點，因為沒有重點提示的e-mail，很容易讓閱讀者失去焦點，印象模糊。



而在分標說明重點時，最好以3點為主，最多不要超過5點。並且每一個重點標題，可以使用顏色標示，或是粗／細體字的分別，或是運用底部畫線來強調，都有特別加強視覺的效果，讓人注意它的重要性。 



每個段落不要超過5行：



要讓e-mail易讀，就要多運用「斷句」、「標點符號」、「空行」做分隔；就像我們說話會有呼吸一樣，適時的斷句、符號運用、以及段落分隔，能讓看的人有喘息的空間。



建議每個段落最好不要超過5行，段落和段落之間最好能空一行，讓閱讀者的眼睛得以喘息；因為人的眼睛一旦看超過5行以上的字，就會開始酸澀、吃力。 



每一行不要超過25個字：



現代人習慣圖像式的掃描式閱讀，建議你寫e-mail可以學習雜誌排版方式，也就是「掃描式」的閱讀編排方式：行字很少，因此閱讀者不需要轉動眼珠，一眼就看到一整行的文字。而e-mail屬於線上閱讀，為了讓閱讀者能舒適「掃描式」閱讀，每一行以不超過25個字為原則。



此外，e-mail 署名的方式也很重要；正如我們在信件上的簽名，你所使用的筆色、字體、問候等，都如同你的分身。建議你的署名最好不要超過5行；而署名資料可能包括個人名字、聯絡電話、e-mail、網址、地址到公司名稱等等，並且全公司都要統一格式，才能正確表達公司對外的整體形象。



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