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to-do list愈寫愈低效率? 按時間辦事更佳
2016-03-02
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不少做事有條理的人都有列寫辦事清單的習慣,但原來這習慣會造成不必要的精神壓力。(iStock)



下至基層白領員工,上至管理層、CEO甚或老闆級人馬,辦公桌總有1個共通點:1張寫得滿滿的辦事清單(to-do list)。外國曾有調查指,約有3分之2專業人士有列寫辦事清單的習慣,但部落格iDoneThis曾進行的調查顯示,清單上竟有41%項目原來最終是未有執行的,即「寫還寫,做還做」,效率成疑。



對不少上班族及創業者而言,工作就如「貪食蛇」般接連不斷,愈駁愈長,愈長愈難一一完成。美國作家Kevin Kruse 甚至表示:「辦事清單就是令重要事項死去的地方。」他於早前撰寫 15 Secrets Successful People Know About Time Management 一書,邀請超過200名來自不同界別的傑出人士分享成功心得,有趣地發現當中從無人提及成功之道是與辦事清單有關,並將列寫清單的缺點歸納成3點:



1. 忽略時間考慮

在面對長長的辦事清單時,人們傾向於優先處理能於短時間內完成的事情,卻把需長時間處理的事項擱置在旁;

 

2. 忽略重要事項

重要事項未必最為緊急,但亦有優先處理的必要。然而人們按清單辦事,就往往傾向先處理緊急項目而將重要項目忽略;

 

3. 增加壓力

由20世紀的俄國心理學家蔡格尼研究所得的「蔡格尼效應(Zeigarnik effect)」,指人們如有未完成的工作或未達成的目標前,情緒及工作效率均會受影響,完成後才好轉。辦事清單像在時刻提醒人們有事未辦,令人們感不安,甚至造成焦慮。



Kruse指,就算是Richard Branson及Bill Gates等大人物亦不會列寫辦事清單,而比起這個,他發現不少成功人更喜歡按時間表來辦事,並列舉幾項建議供參考:



1. 自定檔期的重要

Kruse認為,人們應對生活及工作事項設先後處理的次序,並為每個事項安排應需的檔期(time block),如每早規定自己用2小時專注於策略工作,期間不去查閱電郵或使用電話。他建議人們把運動、約會應酬時間及主要個人活動加入時間表,但如為較次要的事情,應設置時限,如每周只用1小時來作電話交談;

 

2. 以15分鐘作單位

大部分日曆以30分鐘為1單位,但Kruse卻建議將此縮短為15分鐘,因這較易評估處理每事的所需時間,而將檔期劃分得更精細,便愈能為每天安排更多要處理的事情。他指效率極高的人在處理事情上,不會多費一分一秒。眾所皆知雅虎的CEO Marissa Mayer,只會與員工進行5分鐘的會議。

 

3. 凡事皆有規劃

將項目規定於指定日期與時間處理,可更順利完成事情,並能消除有關壓力。例如,將每隔數分鐘便查閱電郵1次的習慣改為1天只檢查帳戶3次;比起在辦事清單上列下「致電給姊姊」,將此項目定於下午時間進行,將能較易實踐。



Kruse承認,人們要預計事件的處理時間,起初並不容易,但只要多加嘗試,便能習慣將日常生活及工作事項納入時間表中。他亦建議在時間表上設緩衝時段,如較長的午餐時間及在晚上整理整天的工作時間,以應付突發狀況。「就算沒特別事情發生,大家亦可用這段時間來休息或作創意思考。」



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