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​打敗電郵怪獸 善用三招…溝通更有效
2016-05-14
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在早期,傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物,但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時,為追求即時回應,會交換快速而簡短的訊息,在這樣的狀態下,電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。 圖/網路



分享在早期,傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物,但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時,為追求即時回應,會交換快速而簡短的訊息,在這樣的狀態下,電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。



想掙脫上千件電郵塞滿信箱的束縛,就必須要改變長久維持的習慣。不要再將電郵視為聯絡同事或交換重要文件的最簡便方式,而是轉為擁抱新興通訊科技,讓聯絡和合作變得更自然、也能少點壓迫感。



在使用新的通訊工具後,電郵的寄送量可能是以前的一半,但和外界接觸變得更有效率,也能專注在必要的任務上,以下列出三項改變方式。



首先,新一代的協作工具有助緩解電子郵件交流帶來的負擔,與其到處寄送擬好的草稿到同事的信箱(之後還得統整各同事回覆的修改),可選擇透過Google Drive或Dropbox來傳閱草稿。



第二,與其透過電郵來尋找或分享資源,可將這些資料都匯集在數位筆記軟體Evernote內,或在社群軟體推特(Twitter)加上標籤#(hashtag)來分享這些資料給志同道合的用戶。



再來,與其訂閱電子報,可改用RSS閱讀器Feedly訂閱各部落格來獲取產業新聞消息。



當用戶轉換使用這些工具時,和人們溝通將大為改善,因為這些溝通方式不僅即時,也因為有互動能讓想法自然呈現,而不用像電郵一定得寫成一頁備忘錄來作結。這些協作工具在溝通來往的速度上不只比電郵快,也較有效率。例如以前透過電郵工作時,常有新進的郵件通知而不斷令人分心。因此與其讓新進郵件使自己分心,不如將專業目標和任務擺在第一,並在與工作相關和當下需要之際,使用這些工具來接觸人們和資訊,以支持工作的每項任務。



在早期,傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物,但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時,為追求即時回應,會交換快速而簡短的訊息,在這樣的狀態下,電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。 



當需要特定同事的建議時,可利用Slack等社群通訊工具傳送短訊,便能獲得簡潔和即時的回覆。(若寄送電郵給對方,可能會出現石沉大海的狀況。)又當需要第二個意見、但不是非要特定人士回覆時,便可在通訊群組中張貼問題,可能立即就有兩人回覆,但若是換作寄送電郵給某一群組,可能要等上一兩天才能獲得回覆。此外,當準備好把在工作上的調查報告分享出去時,不需要將報告寄送至上百個電郵信箱,而可張貼在臉書、推特(Twitter)和LinkedIn等社群媒體上,也能讓更多人都可看到。



不過,電郵還是有其必要性,例如當「首次」要接觸某位人士或進行介紹時,便能使用電郵。若需要確認面談結果,或規劃某項行動等,電郵也常是達成上述事項最有效率且簡潔的方式。



如何處理已爆炸的信件/工作量



●拋棄舊標準



●改變優先順序



●Inbox裡的信才重要



資料來源:Alexandra Samuel



- money.udn.com/money/story/6674/1693559-職場寫真/打敗電郵怪獸-善用三招…溝通更有效


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