在早期，傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物，但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時，為追求即時回應，會交換快速而簡短的訊息，在這樣的狀態下，電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。 圖／網路



分享在早期，傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物，但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時，為追求即時回應，會交換快速而簡短的訊息，在這樣的狀態下，電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。



想掙脫上千件電郵塞滿信箱的束縛，就必須要改變長久維持的習慣。不要再將電郵視為聯絡同事或交換重要文件的最簡便方式，而是轉為擁抱新興通訊科技，讓聯絡和合作變得更自然、也能少點壓迫感。



在使用新的通訊工具後，電郵的寄送量可能是以前的一半，但和外界接觸變得更有效率，也能專注在必要的任務上，以下列出三項改變方式。



首先，新一代的協作工具有助緩解電子郵件交流帶來的負擔，與其到處寄送擬好的草稿到同事的信箱（之後還得統整各同事回覆的修改），可選擇透過Google Drive或Dropbox來傳閱草稿。



第二，與其透過電郵來尋找或分享資源，可將這些資料都匯集在數位筆記軟體Evernote內，或在社群軟體推特（Twitter）加上標籤#（hashtag）來分享這些資料給志同道合的用戶。



再來，與其訂閱電子報，可改用RSS閱讀器Feedly訂閱各部落格來獲取產業新聞消息。



當用戶轉換使用這些工具時，和人們溝通將大為改善，因為這些溝通方式不僅即時，也因為有互動能讓想法自然呈現，而不用像電郵一定得寫成一頁備忘錄來作結。這些協作工具在溝通來往的速度上不只比電郵快，也較有效率。例如以前透過電郵工作時，常有新進的郵件通知而不斷令人分心。因此與其讓新進郵件使自己分心，不如將專業目標和任務擺在第一，並在與工作相關和當下需要之際，使用這些工具來接觸人們和資訊，以支持工作的每項任務。



在早期，傳統電子郵件是隨著手寫書信的文化和期待沿襲下來的產物，但這種文化已不符合現今的工作型態。當人們和其他人共事時，為追求即時回應，會交換快速而簡短的訊息，在這樣的狀態下，電郵就成為一種緩慢又有負擔的對話形式。 



當需要特定同事的建議時，可利用Slack等社群通訊工具傳送短訊，便能獲得簡潔和即時的回覆。（若寄送電郵給對方，可能會出現石沉大海的狀況。）又當需要第二個意見、但不是非要特定人士回覆時，便可在通訊群組中張貼問題，可能立即就有兩人回覆，但若是換作寄送電郵給某一群組，可能要等上一兩天才能獲得回覆。此外，當準備好把在工作上的調查報告分享出去時，不需要將報告寄送至上百個電郵信箱，而可張貼在臉書、推特（Twitter）和LinkedIn等社群媒體上，也能讓更多人都可看到。



不過，電郵還是有其必要性，例如當「首次」要接觸某位人士或進行介紹時，便能使用電郵。若需要確認面談結果，或規劃某項行動等，電郵也常是達成上述事項最有效率且簡潔的方式。



如何處理已爆炸的信件／工作量



●拋棄舊標準



●改變優先順序



●Inbox裡的信才重要



資料來源：Alexandra Samuel



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