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你要知的9個Email規矩
2016-06-17
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寫Email個個打工仔都識,但要寫得好,不是用華麗的文字修飾就可做得到,還有職場電郵規矩要遵守,不然得罪了人,就有排煩了。有外國職場專家教路一些職場電郵的注意事項,學會以下9招,讓自己的Email不要被討厭。



#1 「主旨」清晰簡潔:每日都有一堆未讀電郵,要不要按下去詳細看,很取決於電郵「主旨」寫了甚麼。舉例說「會議日題更改」、「XX提案補充資料」等,便夠清晰簡潔,讓對方一看便明白。



#2 帳戶名稱要專業:使用公司電郵的話,不用擔心這問題;但在公事上用私人電郵,就要謹慎點。不要貪方便,沿用讀書時代那些”[email protected]”、”[email protected]”等略帶稚氣的電郵名稱,會顯得你不夠專業。其實,開一個新帳戶,只需幾分鐘而已。



#3 按’Reply all’要三思:一直收到事不關己的電郵,是另類的騷擾,這跟亂「副件」給別人的道理一樣。確定列表上所有人100%跟這事有關,才好按下去。



#4「簽署」格式化:姓名、職位、公司名、聯絡電話等資料,記住要update;不要亂加表情符號,畫蛇添足。電郵內容的字體和字型,最好跟「簽署」格式一致,讓對方感到整齊舒服。



#5 稱呼忌扮熟:就算合作多年,公事往來的電郵,用字上不宜太隨便。跟比較熟絡的同事,上款不用”Dear…”改做”Hi…”或”Hello…”,這是可接受的,但甚麼”Hey Jenny,”和”Yo,"等都不洽當。



還有名字的縮寫,如Michael叫做Mike或Samantha叫做Sam,除非對方主動叫你這樣稱呼他,否則別這樣做。



#6 謹慎使用感嘆號:這個符號帶有個人情緒,為免讓對方有所猜度,最好不要用。



#7 注意文化差異:德國人、美國人不愛轉彎抹角,一來便講重點;至於亞洲國家如日本、中國等,多數會先想了解合作伙伴的背景,故電郵內容可能帶點寒喧,才步入正題。



#8 「收件人」最後才輸入:這樣做的話,就算過程中有手誤,也不怕未完成的電郵無故送出。自問有點「大頭蝦」的你,要好好記住這點。



#9 記住做Proofread:不要只依賴spell-check,寄出前至少看兩篇,不用事後補發「修正啟事」,讓全世界都知你粗心大意。



- https://hk.finance.yahoo.com/news/【職場手冊】你要知的9個email規矩-045927849.html


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