今時今日，跟同事和客戶聯絡都愛用電郵，皆因可以不分時間、地域限制。不過，在公務往來上，再方便的工具，有些禮儀規矩，還是要遵守的。小心注意以下6個電郵惡習，避免自己變成別人眼中的麻煩同事。



1. 已讀不回

有外國研究指出，電郵用戶的平均回覆率低於25%。換句話說，每4封電郵，只有1封獲回覆。私人郵件就算了，但有些人喜歡對傾公事的電郵裝聾扮啞，次次「十問九唔應」。到底是收不到，還是已讀不回，這無從得知，真是討厭極了。



2. 答得過於精簡

對於公事的電郵，長篇大論會減低彼此辦事效率，但答覆過於精簡，如只回應「OK」、「No problem」等，可能會令人覺得無誠意。多加一句「Thanks for your email」、「Have a nice weekend」，感覺立即變得沒那麼敷衍。



3. 模糊主旨

每日收到的電郵不下數十封，但有人喜歡於主旨（subject）一欄，只打「Hi」、「FYR」甚至「No subject」。這樣的標題，試問對方怎知道這封電郵緊不緊急、重不重要？訊息一旦被忽略，只會大聲責怪別人不看不覆。難道多打幾個字，講清楚內容主題，手指會斷掉嗎？



4. 濫用Urgent

有的人不論甚麼訊息，都愛加「Urgent」字眼。起初特別有效，可以獲得快速回覆，但最終下場只會跟《狼來了》一樣，到時打10個「Urgent」都沒有人會理你。



5. 字型不統一

內文字型不統一或有錯字，即使沒有強迫症，讀起來也不太舒服，更隨時給人一種大意、懶散的壞印象。



6. Reply all按不停

收到一堆無關重要的Reply all電郵，這跟Group chat不停彈出訊息，但內容跟自己一點關係也沒有一樣討厭。Reply all不是一個萬能快速鍵，請確定好誰是有關人士，才CC給他吧。





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