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​4招化解危機 打造成功活動 事前制定應急計劃 綵排最少3次
2016-08-24
【經濟日報專訊】策劃大型活動,要100%按原定計劃進行並不可能,總會有「甩轆」場面,就如早前歌手黎明在中區海濱舉行的4D演唱會,因物料不符消防安全,未獲發相關牌照而受影響。



有30年策劃大型活動經驗的意匠制作公司總經理許桂昌,以及於多間大學任教活動及管理培訓導師程偉豪,就有以下4招化解活動危機。



第一招:Plan B的重要

一場大型活動背後涉及多項煩瑣工序,由撰寫計劃書、節目編排、申請牌照、找贊助、推廣、安全準備、人手等都是一大堆工夫。



許桂昌指,策劃活動講求執行力,不能「等運到」,也不是有事才靠「執生」:「一場活動能9成按原定計劃進行,已經好成功,餘下1成的突發事情,就要靠Plan B支援,奈何很多策劃人只想博一博,懶得花時間精力多想一個方案,因為多一個Plan B,就要使更多錢。」



去年太平清醮壓軸活動搶包山,受雷暴影響而取消,曾參與籌劃長洲搶包山活動的許桂昌,強調Plan B的重要性,「好多人以為活動cancel我就『唔使做』,但其實還要做多重工夫。以長洲太平清醮為例,每年都會吸引過萬名港人及遊客前來,遇上突發情況要疏散人流,就要計劃好人手及交通安排。」例如先聯絡輪船公司加開班次、通知傳媒發放消息、協助指示疏散通道、包山的安全問題,確保不會因大雨而倒下壓傷途人、安頓嘉賓及參與賽事的選手等。程偉豪補充,若活動在室外進行,卻遇上惡劣天氣,策劃人應預早聯絡附近是否有室內場地暫代。



第二招:綵排令項目流暢

現場節目要順利進行,他們認為最少要綵排3次,對一些重要的慶典活動,每個環節時間更要拿捏到分毫不差。



首先要與司儀對稿,熟習節目流程;第二次綵排時司儀一邊對稿,連同出入台位試做一次,同時試演各種現場效果,並計算所需時間,包括音響、畫面、電視鏡頭。第三次則是讓各單位預備好,像節目出街一樣試演一次,再計算時間。



許桂昌解釋,綵排能讓節目流程更順暢,防止「蝦碌」演出,而項目與項目之間的「榫位」也能無縫接合,否則會給人「卡住卡住」的觀感,亦減少出現dead air的尷尬情況。特別是與電台同步的節目,如音樂頒獎禮,要顧及現場視覺畫面和電台聲音效果。



第三招:逛展覽拍片賣蹺

「噱頭」是做活動的永恒法則,但背後牽涉的是策劃人的工夫。許笑言,很多老闆看到國外活動後總愛問策劃人:「為何外國可以但我們不行?」



他直言,因為老闆不了解香港與海外情況有別,香港地方細,可以用作大型活動的地方不多,「好多時有錢都租不到地方。設計一場有100萬人的節目,是需要容納到200萬人的空間,場地限制了所有set up(裝備設置)。」



但是,場地大小並不限制創意及新鮮感。他建議策劃人應多逛逛本地及海外展覽,如集合「燈、聲產品」的英國倫敦PLASA展覽,緊貼各類技術發展趨勢,同時激發靈感,甚至與有潛力合作的廠商保持聯繫,「遇上新奇產品,最好立即拍片,日後當你要策劃活動,就能將其作為賣點,證明你的創意不是憑空想像,而是有實際產品,顯示誠意,亦能增加中標機會。」



第四招:贊助多元化

現時找贊助渠道愈來愈多元化。早前歌手何韻詩就以眾籌(crowdfunding)形式,為個人演唱會籌集經費,結果150個贊助名額在48小時內爆滿,籌得逾300萬元,贊助人來自餐廳、海味雜貨店、中醫診所,以至帛事花店都有,打破大機構壟斷的「獨家贊助」。



程偉豪表示,找贊助前要先想想商業機構為何會掏腰包贊助你的活動,特別是慈善活動,從生意角度來說作用不大。但贊助商未必一定從錢看,會視之為「有回報投資」,賺取曝光率,又或是社會責任,「一般來說,活動規模愈大,愈易找贊助,但未必每次都需找行內一哥。」



- https://www.ctgoodjobs.hk/news/4招化解危機-打造成功活動/854826982


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