【經濟日報專訊】策劃大型活動，要100%按原定計劃進行並不可能，總會有「甩轆」場面，就如早前歌手黎明在中區海濱舉行的4D演唱會，因物料不符消防安全，未獲發相關牌照而受影響。



有30年策劃大型活動經驗的意匠制作公司總經理許桂昌，以及於多間大學任教活動及管理培訓導師程偉豪，就有以下4招化解活動危機。



第一招：Plan B的重要

一場大型活動背後涉及多項煩瑣工序，由撰寫計劃書、節目編排、申請牌照、找贊助、推廣、安全準備、人手等都是一大堆工夫。



許桂昌指，策劃活動講求執行力，不能「等運到」，也不是有事才靠「執生」：「一場活動能9成按原定計劃進行，已經好成功，餘下1成的突發事情，就要靠Plan B支援，奈何很多策劃人只想博一博，懶得花時間精力多想一個方案，因為多一個Plan B，就要使更多錢。」



去年太平清醮壓軸活動搶包山，受雷暴影響而取消，曾參與籌劃長洲搶包山活動的許桂昌，強調Plan B的重要性，「好多人以為活動cancel我就『唔使做』，但其實還要做多重工夫。以長洲太平清醮為例，每年都會吸引過萬名港人及遊客前來，遇上突發情況要疏散人流，就要計劃好人手及交通安排。」例如先聯絡輪船公司加開班次、通知傳媒發放消息、協助指示疏散通道、包山的安全問題，確保不會因大雨而倒下壓傷途人、安頓嘉賓及參與賽事的選手等。程偉豪補充，若活動在室外進行，卻遇上惡劣天氣，策劃人應預早聯絡附近是否有室內場地暫代。



第二招：綵排令項目流暢

現場節目要順利進行，他們認為最少要綵排3次，對一些重要的慶典活動，每個環節時間更要拿捏到分毫不差。



首先要與司儀對稿，熟習節目流程；第二次綵排時司儀一邊對稿，連同出入台位試做一次，同時試演各種現場效果，並計算所需時間，包括音響、畫面、電視鏡頭。第三次則是讓各單位預備好，像節目出街一樣試演一次，再計算時間。



許桂昌解釋，綵排能讓節目流程更順暢，防止「蝦碌」演出，而項目與項目之間的「榫位」也能無縫接合，否則會給人「卡住卡住」的觀感，亦減少出現dead air的尷尬情況。特別是與電台同步的節目，如音樂頒獎禮，要顧及現場視覺畫面和電台聲音效果。



第三招：逛展覽拍片賣蹺

「噱頭」是做活動的永恒法則，但背後牽涉的是策劃人的工夫。許笑言，很多老闆看到國外活動後總愛問策劃人：「為何外國可以但我們不行？」



他直言，因為老闆不了解香港與海外情況有別，香港地方細，可以用作大型活動的地方不多，「好多時有錢都租不到地方。設計一場有100萬人的節目，是需要容納到200萬人的空間，場地限制了所有set up（裝備設置）。」



但是，場地大小並不限制創意及新鮮感。他建議策劃人應多逛逛本地及海外展覽，如集合「燈、聲產品」的英國倫敦PLASA展覽，緊貼各類技術發展趨勢，同時激發靈感，甚至與有潛力合作的廠商保持聯繫，「遇上新奇產品，最好立即拍片，日後當你要策劃活動，就能將其作為賣點，證明你的創意不是憑空想像，而是有實際產品，顯示誠意，亦能增加中標機會。」



第四招：贊助多元化

現時找贊助渠道愈來愈多元化。早前歌手何韻詩就以眾籌（crowdfunding）形式，為個人演唱會籌集經費，結果150個贊助名額在48小時內爆滿，籌得逾300萬元，贊助人來自餐廳、海味雜貨店、中醫診所，以至帛事花店都有，打破大機構壟斷的「獨家贊助」。



程偉豪表示，找贊助前要先想想商業機構為何會掏腰包贊助你的活動，特別是慈善活動，從生意角度來說作用不大。但贊助商未必一定從錢看，會視之為「有回報投資」，賺取曝光率，又或是社會責任，「一般來說，活動規模愈大，愈易找贊助，但未必每次都需找行內一哥。」



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